完璧ではないけどこれでいい~コロナ対策と通常総会~

何が大事?

前例がない中での決め事の難しさ

2020年3月3日

今わかっている情報は「三密」を避けて!ってこと。
総会を開催するのかしないのか…
その前に、自分たちのマンションの管理組合の運営理念を皆さんで読み直しました。

  • 資産価値の保全
  • 居住者のみなさまの安心と安全

いずれも速やかに実施していくこと。これに基づき考えると、理事全員が同じ方向をきちんと見れるようになります。

どちらも大事。でも今は、後者が優先よね。では管理組合の手引書である区分所有法をみて、自分たちのマンションの管理規約を読み直すことから始めましょう。

その為には、専門知識と経験からくるアドバイスも必要。パートナーである管理会社とのフロントマンにも力添えいただきます。マンション管理士の資格も持っているので大変頼れる。そして、考えられることを書き出していきました。

  • 区分所有法で、「少なくとも毎年1回集会(総会)を招集しなければならない」となっている、安易な持ち回り決議が出来ない
  • いつ終息するか分からない状況である
  • 補修工事を早急にしてあげないと、生活に困る方がいる
  • 総会を終えなければ、現役員が引き続き業務を行わなくてはならない
  • 総会が出来ないと管理会社との契約が3月31日までなので暫定契約という形での契約となる
  • 今回、特別決議(区分所有者の3/4以上と議決権の3/4以上の賛成を得る事が必要)があったか?
  • 継続議案が上程されているので、過程は理事会議事録で報告している
  • 工事の見積りの期限はどうなっていたか
  • 総会前に質問等をお受けして、当日の質問が少なくなる努力が必要(うやむやを無くすことと時間短縮)

また、会場についても考えました。このマンションは集会室がないので、今までも風通しの良いエントランスホールで開催していましたので、会場については例年通りで問題ないと考えました。

そして、新型コロナウイルス感染拡大を防ぐための説明と、次のように対策をとりできる限り「委任状・議決権行使書」にての参加を促すこととしました。

  • 議案の内容に対する質問等は、書面にて提出期限までに出していただく
  • その質問に対する回答は、再度理事会を開催して話し合い書面にて返答をする
  • 参加との提出後・当日の欠席への変更を認めよう(ただし、再度「委任状・議決権行使書」を提出いただく)

「出席・委任状・議決権行使書」の提出期限後、最後の理事会をもう一度開催です。

  つづく…

※これは、様々な指針が出る前の判断によるものです。その後見解やQ&Aが出せれましたので、これから開催される管理組合の方ははこちらもご参照ください。

■法務省民事局から【マンションの管理組合における集会の開催について】http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00024.html
■マンション管理センターから【新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関するQ&A】https://www.mankan.or.jp/cms-sys/wp-content/uploads/2020/03/20200327-CORONA-QA.pdf