したいですよね
通常総会へ向けて…
2019年12月初旬
「理事会の役員はともかく、理事長はね…なので役員になるのもちょっと。」←新理事
「自分も役員終わればもう関係ないし深く関わりたくないし」←現理事
そんな訳で、新メンバーの方へのお声かけを管理会社さにお任せなんてところも多いかと思います。又は、お手紙だけ投函とか。しかも『赤紙』みたいな強制召集してませんか？
ご紹介する管理組合は、
- 12月決算、３月末通常総会
- 毎月理事会開催。
- 理事会での議事録を全戸に配布
- 理事会がどんな内容の事を話し合いをしているのか大まかな流れは共有
- 半数スライドの２年理事。
- 通常総会の際に、次年度の役員候補を「予定」としてお知らせ
１年前の通常総会から密かに引き継ぎが始まっているのです。1年後に自分が役員になるとなれば、自然と理事会の活動内容にも関心を持ちますよね。少し距離を置いた場所から。
そして、１２月の決算後の１月の理事会から、同席をお願いをしてしまうのです。ゆる～い引継ぎを肌で感じていただく為に。
- 通常総会の議案についてどのように話し合っているのか
- 理事会ってどんな感じで進められているのか
この２つを見ていただくことで、その時々の理事の主観で決めていくのではなく、これまでに理事会においてどのように話合われてきたものなのかを理解した上で、区分所有の代表として客観的に考えてもらえるようにと。
理事会を代表して理事長が「新役員のお願い」のお便りをもって各戸にご挨拶。（コロナウイルスで直接会えなくても、相手方には自分の顔が映る「インターホン」がありますよね。）
こちらが、誠心誠意をもってお願いにあたれば相手にもその姿勢は伝わるものだとおもいます。４年間、どんなご事情がある方も「色々事情があるのは、皆おなじですもの。輪番ですしね」と、快く引き受けてくださったそうです。
これも管理組合の一番シンプルな「災害対策の備えと練習」になってるんですよ。
情報伝達、安否確認。
やはり最終的には、顔をみて会話をし、確認をするのですから。 つづく