完璧ではないけどこれでいい~総会を終えて~

震災などと違う、人と人とが接してはいけない災害と向き合う

2020年3月29日

最後に理事会を終えてから、世の中の状況が一転。感染者数の増加。開催することへの不安が頭によぎります。

そこで、前日に再度出席予定の皆様に理事会からお便りを配布することに。
くれぐれもご無理なさらないで欲しいこと。
それでも出席される場合は、マスクを忘れないで欲しいこと。

この最後の呼びかけで、数名の方が変更されましたが、それでも1/3の方が出席してくださいました。

事前打ち合わせ通り、各自持参いただいた椅子を間隔をあけて座っていただく誘導や、窓・扉を全開にするなど、やれることは全てやっての開催。

粛々と進行し、終わってみれば、全議案異議なしの可決。さらに、この管理組合では毎年総会時に「安全カード」という、災害時の安否確認と連絡用の情報を提出してもらっていますが、そちらも100%回収ができまた。

理事会として、これほど嬉しい瞬間はないですよね。

最後には、新役員から退任の方にお礼を込めた花束贈呈のバトンタッチで終えます。これで皆さんが、笑顔でまた次の期を迎えることができました。(※その後、コロナウイルスに感染した方も出ず現在に至っているそうです)

この管理組合が非常事態にも関わらすなぜ、うまく通常総会を終えれたのでしょう

何か特別なことをしたわけでもなく、特別権力がある人がいるわけでもありません。一つ一つを粛々と長年に渡り理事会の仕事を引き継いで運営を進めてきただけのようですよ。この3つの内容を理解することで。

  • 管理組合の運営理念
  • 自分たちの管理規約
  • 管理会社さんとの委託契約  

また、通常総会は、

  • 事業報告と予定をおつたえしする場
  • 役員をひきうけてくださった方々に感謝をする場

そんな考えが今回の非常事態をも乗り越えさせてくれたのかもしれません。

しかし、これはあくまでも一例。管理組合も十人十色です。それぞれが、どんな選択肢を選ぼうとも間違いなどありません。大切なのは、そこに至るまでの「過程」。是非、気持ちよく理事を務めて運営出来る理事会が増えますことを願っております。

完璧ではないけどこれでいい~最後まで丁寧に~

声を拾おう

区分所有者全員の方に総会の議案への意思表明をしていただくこと

2020年3月20日

今回の総会に限らず、このテーマはいつも同じ。ただし、今回は、当日参加を控えていただきたいと、いつもとは真逆のお願いをするのです。その為には、当日質問をしたかった方もいるとおもわれるので、いつも以上の丁寧な対応が必要と判断し、先にいただいたご質問の返答を理事で話し合うための緊急理事会。

「委任状・議決権行使書」の回収は…

100%を達成。ご質問もきちんとお応えできる範囲のものでした。

そして何より驚いたのが、半数の方が「出席」回答(この時点ではまだ、緊急事態宣言が発令されておらず、少し世の中が安心していた時期でもあったからだと思われます)

さて、いつもなら嬉しい「出席」ですが今回ばかりは、少々不安がよぎります。そこで、再度皆さんにお伝えすること、当日の開催方法の注意点を確認しあうことにしました。

マンション内での開催です。開催当日の欠席も困らない。

欠席:
当日の朝まで「欠席」を認めよう。
その方には開催直前までに再度配布した「委任状・議決権行使書」を再提出していただくこう。
参加:
参加してくださる方への配慮として、必ずマスクを着用をお願いをする。
スムーズな進行のご協力を再度しよう理事会も質問が出そうなことに対して再度まとめておこう。

一つ一つ丁寧にお伝えしていくには手間暇かかります。しかし、管理会社さんにお任せするのでなく、同じ区分所有者としての気持ちで、すぐにアクションがとれる理事会が、自分たちの言葉でお願いをすることで、柔らかくお伝えすることができますよね。この作業が、後々問題を引きずらなずに済むことにもなります。

新理事となられる方にも一緒に関わっていただきながらの総会準備。コロナ対策のお陰で、いつも以上に内容の濃い引継ぎが自然とできました。「自分たちのマンションのことは、自分たちで管理する」ことを…  つづく

今回つくづく感じた事  「マンション管理は民主主義の学びの場ね」

完璧ではないけどこれでいい~コロナ対策と通常総会~

何が大事?

前例がない中での決め事の難しさ

2020年3月3日

今わかっている情報は「三密」を避けて!ってこと。
総会を開催するのかしないのか…
その前に、自分たちのマンションの管理組合の運営理念を皆さんで読み直しました。

  • 資産価値の保全
  • 居住者のみなさまの安心と安全

いずれも速やかに実施していくこと。これに基づき考えると、理事全員が同じ方向をきちんと見れるようになります。

どちらも大事。でも今は、後者が優先よね。では管理組合の手引書である区分所有法をみて、自分たちのマンションの管理規約を読み直すことから始めましょう。

その為には、専門知識と経験からくるアドバイスも必要。パートナーである管理会社とのフロントマンにも力添えいただきます。マンション管理士の資格も持っているので大変頼れる。そして、考えられることを書き出していきました。

  • 区分所有法で、「少なくとも毎年1回集会(総会)を招集しなければならない」となっている、安易な持ち回り決議が出来ない
  • いつ終息するか分からない状況である
  • 補修工事を早急にしてあげないと、生活に困る方がいる
  • 総会を終えなければ、現役員が引き続き業務を行わなくてはならない
  • 総会が出来ないと管理会社との契約が3月31日までなので暫定契約という形での契約となる
  • 今回、特別決議(区分所有者の3/4以上と議決権の3/4以上の賛成を得る事が必要)があったか?
  • 継続議案が上程されているので、過程は理事会議事録で報告している
  • 工事の見積りの期限はどうなっていたか
  • 総会前に質問等をお受けして、当日の質問が少なくなる努力が必要(うやむやを無くすことと時間短縮)

また、会場についても考えました。このマンションは集会室がないので、今までも風通しの良いエントランスホールで開催していましたので、会場については例年通りで問題ないと考えました。

そして、新型コロナウイルス感染拡大を防ぐための説明と、次のように対策をとりできる限り「委任状・議決権行使書」にての参加を促すこととしました。

  • 議案の内容に対する質問等は、書面にて提出期限までに出していただく
  • その質問に対する回答は、再度理事会を開催して話し合い書面にて返答をする
  • 参加との提出後・当日の欠席への変更を認めよう(ただし、再度「委任状・議決権行使書」を提出いただく)

「出席・委任状・議決権行使書」の提出期限後、最後の理事会をもう一度開催です。

  つづく…

※これは、様々な指針が出る前の判断によるものです。その後見解やQ&Aが出せれましたので、これから開催される管理組合の方ははこちらもご参照ください。

■法務省民事局から【マンションの管理組合における集会の開催について】http://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00024.html
■マンション管理センターから【新型コロナウイルス感染拡大における通常総会開催に関するQ&A】https://www.mankan.or.jp/cms-sys/wp-content/uploads/2020/03/20200327-CORONA-QA.pdf

完璧ではないけどこれでいい~新役員の役決め~

新型コロナウイルスという未曽有のウイルス災害が最後の難題に!

2020年3月3日

本来ならば、1月、2月の定例理事会でほぼまとまり、最後の3月始めの最終理事会では総会資料の最終確認と、総会の進行打合せ。緊急問題が発生しなけば、新理事長をどなたが引き受けてくださるかの問題はあってもスムーズに終われたはず。

まだ、国としての対策も指針もまだふらふら。マンションの管理組合向けのアドバイスなんて当然まだまだ。でも、「いつものような通常総会ができそうにない」ことだけは皆で共有していました。なので、いつも総会後には「防災」についての勉強会などを開催していましたが、今回は断念。

理事長がなかなか決まらず迎えた最終理事会。まずは理事長を決めてから総会の話をする事としました。

役員を決めるときのルールは1つ、

  ジャンケン&あみだくじは無しね

現理事から、それぞれ一言述べたら後は、新理事のみで話し合いスタート

「理事長が権力者」ではないですよね。
捺印は理事長しかできない重要な役目ですが、
そこに至るまでの過程は、皆さんで考えて決めること。
理事は皆フラットな関係ですよね!」
無言の時間
   ↓
今の自分の大変さをPRする時間
   ↓
それを皆さんが聞き入れてあげる時間

ここまできたら、後は退任する理事とフロントマンとの阿吽の呼吸でサポート。

押し付けることなく、参加者の皆さま自ら考えて決めた新理事会が生まれました。

さて、新型コロナウイルス対策の通常総会はどのように開催したのか…つづく

完璧ではないけどこれでいい~新役員さんへのお声かけ~

笑顔でバトンタッチ
したいですよね

通常総会へ向けて…

2019年12月初旬

「理事会の役員はともかく、理事長はね…なので役員になるのもちょっと。」←新理事

「自分も役員終わればもう関係ないし深く関わりたくないし」←現理事

そんな訳で、新メンバーの方へのお声かけを管理会社さにお任せなんてところも多いかと思います。又は、お手紙だけ投函とか。しかも『赤紙』みたいな強制召集してませんか?

ご紹介する管理組合は、

  • 12月決算、3月末通常総会
  • 毎月理事会開催。
  • 理事会での議事録を全戸に配布
  • 理事会がどんな内容の事を話し合いをしているのか大まかな流れは共有
  • 半数スライドの2年理事。
  • 通常総会の際に、次年度の役員候補を「予定」としてお知らせ

1年前の通常総会から密かに引き継ぎが始まっているのです。1年後に自分が役員になるとなれば、自然と理事会の活動内容にも関心を持ちますよね。少し距離を置いた場所から。

そして、12月の決算後の1月の理事会から、同席をお願いをしてしまうのです。ゆる~い引継ぎを肌で感じていただく為に。

  • 通常総会の議案についてどのように話し合っているのか
  • 理事会ってどんな感じで進められているのか

この2つを見ていただくことで、その時々の理事の主観で決めていくのではなく、これまでに理事会においてどのように話合われてきたものなのかを理解した上で、区分所有の代表として客観的に考えてもらえるようにと。

理事会を代表して理事長が「新役員のお願い」のお便りをもって各戸にご挨拶。(コロナウイルスで直接会えなくても、相手方には自分の顔が映る「インターホン」がありますよね。)

こちらが、誠心誠意をもってお願いにあたれば相手にもその姿勢は伝わるものだとおもいます。4年間、どんなご事情がある方も「色々事情があるのは、皆おなじですもの。輪番ですしね」と、快く引き受けてくださったそうです。

これも管理組合の一番シンプルな「災害対策の備えと練習」になってるんですよ。

  情報伝達、安否確認。

やはり最終的には、顔をみて会話をし、確認をするのですから。   つづく

完璧ではないけどこれでいい~プロローグ~

緊急事態宣言が解除された地域もそうでない地域であっても、総会や理事会を開催するにあたり、また理事会を引き継ぐに為に管理組合のみなさまは、色々と苦渋の決断をされていることと思います。

そこで、facebookで以前書きました、ある管理組合の「引継ぎ~3月に開催した通常総会まで」をシリーズで書いていこうと思います。何かヒントになれば幸いです。

管理組合の立て直し4年目。ある日の出来事です…新しくご入居された方との「こんにちは」から始まるよくある主婦の立ち話からお褒めのお言葉をいただけるなんて…

「いつも、理事長さんありがとうございます。」ってお礼を言われ色々話しているうちにこんな話題へ。

転勤族で、日本各地の分譲マンションに住まわれてきたご夫妻。そんな、様々な分譲マンションでの生活をされてきた方が何故うちのマンションを選んでくださったのか、即決で。それはね…(以下、奥様からの有難いお言葉)

建物と、敷地内を拝見したらすぐにわかるわ、きちんと管理してらっしゃること
掲示板の理事会からの掲示物から程よいコミュニティを感じたし
専有部分は汚くても、自分達でリフォームすれば良いだけ。
だけど建物自体は、そういわけにはいかないでしょ
大切に、大切にしてるんだなあーと、一目でわかったわよ!
管理組合として「防災」にもちゃんと取り組んでいたから、
安心して信頼関係できる

そんなふうに感じてくださったそうです。

この管理組合は決して、理想的で完璧な運営ができていたわけではありません。管理会社にお任せ。コミュニティの為にお祭りもサークルもなく、よくあるクレームで理事長が疲弊する。そんな普通の中規模のマンションです。ある理事長がこのことを目標に掲げるまでは。

自分たちのマンション(資産)の事は、自分たちで考え、決断しましょうよ
管理会社さんが私たちの心強いパートナーとしていてくれるのだから、
二人三脚で運営すれば自分たちの負担も減るわ!

理事の皆さん、管理組合の皆さんと同じ方向をみる事から始めて4年。今回いただいたお言葉は心から嬉しかったことでしょう。

しかし、理事会は輪番制。上手く引継ぎできるか不安で頭悩ます引継ぎの時期となりました。   つづく

災害の為に備えるだけではない「備え」

「何故、めんどくさい人間関係が大変な分譲マンションに関わるの?お金にもならないのに」

マンボ-プロジェクトのご挨拶で名刺交換をする際に、悲しそうなお顔で聞かれる方が多いんですよね。確かに「何かと大変で面倒」ですよね。と、ついついネガティブな話になりやすい「分譲マンションの話」そこで今日はポジティブな話題で参ります。

防災士の学びをきっかけに、地域の防災・備災がどのようになっているのかを、教えていただき、また現場を拝見する機会を頂戴することが多くなりました。地域防災を考える際の第一歩の難しさは、基本的にマンションでの問題と変わらない部分が多いように感じます。

  1. できるだけ他者とは関わりたくない
  2. 自治会には会加入しない、役員なんて論外
  3. 地域の煩わしい しきたりに携わりたくない
  4. 各家庭の経済的格差    などなど

では、分譲マンションの場合、どんな利点があるのでしょう。

  1. 建物が地震に強い(避難しなくても良い可能性大)
  2. キュッと詰まった建物に共同で住んでいるので、災害対策の場所が狭い
  3. 普段から、敷地内の建物・設備を管理しているので、災害対策を立てやすい
  4. 分譲マンションは区分所有者が「管理組合」という組織を作らなくてはならない為自治会が存在しなくても、すでに団体として運営されている
  5. 管理費・修繕積立金をコツコツ蓄えている 
  6. 購入の際、区分所有者の事を確認できるため最低限の事は管理組合で把握できる
  7. 管理会社というパートナーが二人三脚で管理組合の運営のサポートをしてくれる

広範囲で様々な方々が点々と暮らしてる地域防災に比べたら、なんて有難い!災害対策を始める為に必要な条件が揃っているますよね。特に4番

組織としての団体がある。しかも全員がその一員であること。他人と関わりたくなくても、管理組合としては関わらなくてはならないという点。団体としての「目的」がはっきりしている。

それから、3番と5番

コツコツと積み立てをしているので、日頃から建物・設備の維持管理をすることで、もしもの時の補修・修繕がしやすい。更に、きちんと保険に加入していれば、少しの掛け金を分かち合うことで、立派な建物を皆で共有しながら管理できる。

コツコツ積立

災害の際は、補修・修繕が進まないと、生活の場所をもとにもどせないですから、ここは重要ですよね。

そう考えると…マンションの災害に備えることって、ハードルが低いところから入れるかも?って思いませんか。

中古で購入されても、貯蓄があり保険もかけててくれるなんて夢のような話。個人で一から貯めるのって大変ですもの有難い

今までの管理と積み立金
に感謝

管理組合が、粛々と運営するってことは、災害に備える第一歩

お知らせ

プロジェクトのサポーター・大木祐悟さんが、「災害とマンション」というテーマで、住宅新報にて短期連載を書かれています。より専門的に、現場を見てきたものだからこその目線で語られています。第一回目は『区分所有法による復興』。マンボ-プロジェクトのHPと一緒にご覧いただけると、もっともっと楽しめるマンション防災になると思います。

大木祐悟氏のブログはこちら

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

https://ameblo.jp/hwiw0257/

価値観が違うことをメリットに変えていくことができたならば

「防災」管理組合の仕事

「災害に備える」ことは、管理組合が所有する「土地・建物・設備・お金」に関わるということ。そして「管理組合の規約」に沿って「備え」「修繕・補修」をしていくわけですよね。

時の理事会だけでなく、理事会の中で引き継ぎ、管理組合の合意形成を経て様々な決め事なども進めていくということになります。

一つ一つ丁寧に。

次のイラストを見比べてみて下さい。

キラキラと話し合いをしていますね。一見とてもまとまっているように見えます。でもよく見るとお一人だけどんよりとしている人がいませんか?

キラキラしていませんが、気兼ねなくみんなが話し合いに「参加」しているように見えませんか?

管理組合で、ものごとを決めていくときは、価値観が違えど皆同じテーブルでそれぞれが意見を出し合い考えていきます。声の大きさでも、個人の仕事での地位、ましてや老若男女関係なく、問題解決にむけて、それぞれの考えを出し合うことから始まります。

とはいえ、これがなかなか難しいですよね。仕事ではなく、同じ建物に「住む=生活を共にする」もの同士であるがゆえに、言いずらいことも時にはあります。できれば、人間関係を上手に保ちたいですものね。

ならば、管理組合の事をよく理解してくれている、第3者の人に客観的に関わってもらのも一つの考えかたかも知れませんね

コロナウイルスの問題はこれから。その2 安否確認

今回は「人」。マンションの区分所有者様はもちろん居住者の皆さまも大切な資産の一つと考えての「安否確認」について考えてみました。

今度の日曜日は『母の日』。あるお花屋さんでは「5月を母に感謝する月」として多くのかたに、お母さんへの『感謝の気持ち』をこんな時だからこそ伝えて欲しい、伝えたい。3密を避けるために1ケ月間を『母の日』としてしまうという新し考え方が生まれたそうです。「相手を思うことへの工夫」

管理組合でできる「居住者の安否確認」は、震災や水害といった災害と今回のようなウイルスの場合では、アクションが違ってきますよね。

濃厚接触ではないとしても、抗体検査で明らかに『陰性』でない限り、居住者の皆さんとお会いすることをできる限り避けたい。

とはいえ、独居の方やご高齢の方、何らかの援助を必要とする方もいらっしゃいますよね。

特に高齢者の場合…
・コロナウイルス関連の情報が多すぎて結局『不安』だけが膨らんでしまう傾向がみられるそうです

そんな、不安を少しでも早く気づいて寄り添えたら…それもマンションに住むメリットのような気がしませんか?

戸建てとは違い、管理組合というものが存在しているので、管理組合で「居住者=資産」と考えたとしたならば、安否を確認する・気遣うということがしやすいですよね。

「距離感を保ちつつも、いざというときにさっと寄り添える」ことができる管理組合。

「居住者の命」があってこそと思える管理組合。

コロナ終息後の新しい価値観の1つになっているかもしれませんね。

どんな寄り添い方をしても正解というものはありませんが…

第2回マンションの災害を考える交流会in静岡 その2

2020年2月24日

【その2】
1部
   小規模のマンションや、自治会を持たない又は自治会加入者の少ない
   管理組合様向け。自治会を持たず管理組合の中で自主防災組織を作り
   無理せず緩やかな繋がりで取り組み、理事会をサポートしている管理組合
   の事例。
2部
   分譲マンション居住者の皆様に、お勧めの携帯トイレの話と、
   マンボ-プロ ジェクトについて。

日時:2020年㋁24日(祝月) 10:00~12:00

場所:静岡県総合福祉会館「シズウェル」602会議室

参加者:10名(新型コロナウイルスの為参加者限定)

講話1部: 坂井誠仁氏
    ・BELISTA横浜管理組合 自主防災委員会 委員長
    ・マンション管理士
    ・マンション防災認定管理者
    ・防災ファシリテーター 
    ・my減災マップマイスター
講話2部:濱田晴子
    ・マンボ-プロジェクト リーダー
    ・サーパス草薙運動場前 管理組合理事長
    ・「家族で携帯トイレ1週間 体験」をもとに、
     マンションでの「トイレ」 について考えてもらう場
     づくりを!の語り部  

管理組合の他に、地域防災にご尽力されている方、管理会社様と、様々な方がご参加くださいました。 第1部では、歴BOWエクスプローラである「歴史と災害」をご趣味にお持ちの坂井氏らしい切り口、「地形と歴史から考える災害対策話し」から始まりました。少し固い「規約」の話だけでない「場」をご提供するのが、Wooマンボ-プロジェクトの特徴であります。

第1部の後、休憩時にお菓子と飲み物を囲んでの雑談で、参加者の皆さま同士の会話が弾んでいたのが印象的でした。

また、参加者の皆さまが片付けをお手伝下さりスムーズに片付けが出来ました。ありがとうございました。

「災害時は、みんなが被災者、誰もがボランティア」

今日のような雰囲気を理事会に管理組合にお持ち帰りいただけると、きっと管理組合の運営も、防災・備災への取組も楽しくできるのではないでしょうか。